Assembleia Virtual em Condomínios – Ainda mais necessária.
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Assembleia Virtual em Condomínios – Ainda mais necessária.

Com o cancelamento de assembleias presenciais como medida preventiva contra o contágio de Covid-19, modalidade é vista pelo mercado como alternativa inovadora.

Em todo o Brasil, os primeiros meses do ano são inundados pelas obrigatórias Assembleias Gerais Ordinárias, com pautas que passam pela aprovação de contas, novo rateio e também eleição de síndico e conselho.

Este é um momento único e propício para os condomínios testarem o formato, é claro, desde que não haja impedimento pelas regras internas do condomínio e atenda a todos os atos que envolvem a assembleia, para que seja inclusiva, ou seja, acessível a todos os condôminos.

Assim como todas as pessoas, as empresas precisaram se adaptar rapidamente ao novo cenário, adotando novos hábitos de higiene pessoal, home office, isolamento social e mudanças no modelo de negócios, condomínios podem encarar essa crise como oportunidade.

O que é Assembleia Virtual?

Também chamada de assembleia digital ou assembleia on-line, a Assembleia virtual é uma reunião em que condôminos participam e deliberam em ambiente virtual, pela internet. Na IF3 Condomínios ela pode ser realizada pelo site ou aplicativo.

Todos os atos são seguidos à risca, conforme manda as diretrizes, só que em ambiente digital:

  • convocação (art. 1.354 do Código Civil)
  • uso de procuração
  • assinatura de lista de presença, com recurso que assegure a fidelidade de quem participa, como certificado digital, autenticação de IP, sistema criptografado
  • eleição de presidente
  • secretário
  • deliberação dos itens da pauta, com votações.
  • Depois há expedição, registro em cartório e distribuição da ata aos condôminos. Com um detalhe importante: a assembleia digital fica gravada.

Modalidades de Assembleia Virtual

Existem algumas modalidades de Assembleia Virtual, como

  • ON-LINE (ao vivo): acontece em uma “live”, com uso de ferramenta de vídeoconferência, ou via sistema, onde as pessoas digitam, como se fosse um chat
  • DIGITAL (aberta): dura mais de um dia – conceito parecido com o da assembleia presencial aberta ou de sessão permanente. É feita em um ambiente digital (site ou app) e as pessoas acessam dentro do prazo para debater e deliberar. O ambiente digital pode ser preparado como se fosse um site específico para aquela assembleia, disponibilizando todos os conteúdos da pauta, fórum de debates, vídeoconferência, enquetes, arquivos de apoio etc.
  • HÍBRIDA / ao vivo: assembleia presencial acontece em paralelo à digital na modalidade “on-line”, em que os debates são ao vivo.
  • HÍBRIDA / aberta: usa o conceito da assembleia digital aberta descrito acima, como se fosse discussão prévia da assembleia presencial. Os itens em pauta são debatidos, votados e procurações podem ser geradas para, então, serem levadas à assembleia presencial.

O Grupo IF3, através da IF3 Gestão de Condomínios, recentemente oferece a modalidade digital e híbrida (aberta). Na modalidade digital, os condôminos acessam a plataforma, analisam as pautas, debatem e votam on-line. Na híbrida aberta, as deliberações definidas de forma on-line são levadas para a formalização oficial em uma assembleia presencial com apenas secretário e presidente. Assim, os condôminos que já votaram e participaram de forma on-line não precisam estar presentes.

Assembleia Virtual e principais dúvidas

Embora as assembleias digitais ou virtuais já sejam praticadas em condomínios no Brasil há cerca de dez anos, são poucos os que já adotaram a modalidade. Esta inovação voltou a pautar os debates do setor em meados de 2019, com o Projeto de Lei do Voto Eletrônico (ainda em andamento no Congresso), da senadora, Soraya Thronicke, e agora ganha um novo impulso com o advento do coronavírus. 

Como é um tema que desperta diversas dúvidas, buscamos para as principais delas. Confira:  

1) Como um condomínio pode se amparar legalmente para realizar assembleia digital? Precisa constar na convenção ou regimento interno?

De acordo com o advogado André Junqueira, deve ter regramento específico para viabilizar a participação e voto de todos. Não há necessidade de previsão na Convenção, mas não pode haver proibição nela – e geralmente não existe. Normalmente, esse regramento deve ser aprovado em assembleia prévia, mas, neste momento (covid-19) e em tese, poderia ser feito pela assessoria jurídica do condomínio e anexo à convocação dos condôminos. Se houver alguma “brecha” nas regras de realização que gere prejuízo a um ou mais condôminos, a assembleia pode ser invalidada judicialmente.

2) Como se garante a idoneidade de uma assembleia virtual?

Na correta e adequada convocação

Ampla comunicação

Garantia aos titulares que exerçam seus direitos de voz e voto

Rigor na identificação do condômino

Regras de bloqueio de votos aos inadimplentes

Registro de tudo o que foi debatido, votado e decidido na assembleia.

3) Como garantir a identidade do condômino na assembleia digital?

Por sistema de certificação digital e/ou login e senha com declaração expressa do condômino de presunção absoluta da identidade do usuário

Por um conjunto de chaves eletrônicas exclusivo do condômino, como e-mail e token, semelhante ao sistema que bancos usam para garantir que uma pessoa é titular da conta corrente fazendo transações

Por uso de sistema de transmissão de áudio e vídeo onde seja possível que a presidência da mesa identifique e consigne a presença on-line do titular do voto ou seu procurador.

4) Como é feito o uso de procuração em assembleia digital?

Enviando o documento digitalizado ou mostrando-o via transmissão de áudio e vídeo. Dependendo do sistema, é também possível o credenciamento prévio dos procuradores, mas, em qualquer das hipóteses, antes de serem utilizadas na assembleia (digital ou não), o presidente precisa validá-las ao decidir as questões de ordem no início da reunião.

5) Como são feitos os debates?

Os debates podem ocorrer através de perguntas e respostas que ficam gravadas no ambiente digital. Depois tudo é compilado em uma ata e a reunião fica gravada.

6) Como é feita a ata?

Da mesma forma que a ata de uma assembleia presencial. É importante que ata da assembleia digital seja ainda mais completa, com a consignação de quem esteve presente virtual e presencialmente (se for híbrida). Ao final, a ata é  feita em meio eletrônico ou físico e assinada pelo presidente, secretário e quem mais desejar

7) Todos os cartórios aceitam registrar ata de assembleia virtual?

Sim, pois o condomínio deverá imprimir a ata de qualquer forma. Presidente e secretário irão assinar normalmente. Em algumas localidades, também se exige a lista de presença, que será assinada por quem esteve presente e/ou via consignação pela presidência da assembleia e mais uma testemunha.

8) Existe perfil de condomínio para realizar assembleia digital?

Qualquer condomínio pode aderir ao modelo, desde que haja concordância da comunidade condominial.

9) Há restrição de temas a tratar em assembleia digital?

Não. Todos os temas podem ser tratados em assembleias virtuais, desde que as ferramentas tecnológicas utilizadas permitam o debate e não apenas a contabilização de voto. Especialistas consultados alegaram ser mais desafiador realizar sorteio de vaga de garagem e assembleias com pauta extensa.

10) Como atender pessoas com alguma deficiência física, avessas à tecnologia, idosos etc?

Não há limitação para deficientes físicos

Deficiente visual ou auditivo precisa de ajuda, da mesma forma como precisaria nas assembleias presenciais

Idosos e pessoas com dificuldades com o digital: com acesso à tecnologia, basta passar por um treinamento para uso da ferramenta.

11) É mais caro realizar uma assembleia virtual do que a presencial?

São despesas de natureza distintas. É elevado o investimento em tecnologia e desenvolvimento da ferramenta, mas esta poderá ser usada inúmeras vezes. Por outro lado, o custo da realização individual de uma assembleia presencial varia de um condomínio para outro. Há condomínios com milhares de condôminos e o custo de uma presencial pode chegar até R$ 10 mil, do envio da convocação com aviso de recebimento, locação de espaço e equipamentos à diária de funcionários.

Vantagens da Assembleia digital: mais organização, participação e coletividade:

Dentre as principais vantagens do formato digital está a melhor condução e organização da assembleia.

outras vantagens:

  • celeridade
  • ambiente mais confortável
  • quebra de paradigma de horário,
  • ação sustentável (sem deslocamento de pessoas, gasto de energia etc)
  • não há tumulto, conversas paralelas e nem interrupções e inconvenientes de condôminos que “dominam” nas presenciais
  • votação clara e transparente, visualizada por todos, sem erro de contagem.

Fonte:

https://www.sindiconet.com.br/informese/como-funciona-a-assembleia-digital-em-condominios-administracao-assembleias-de-condominio